Fátima Rodríguez Serra: Punto de Equilibrio Económico

viernes, 15 de octubre de 2010

Punto de Equilibrio Económico

Destinar tiempo y esfuerzo además de recursos económicos en instalar un negocio, requiere de un análisis previo sobre una serie de condicionantes:

como la ubicación,.
el espacio requerido.
el grupo objetivo,
el abastecimiento de los productos o servicios a ofertar,
las condiciones de almacenamiento,
los medios de promoción,
los requisitos del personal operativo y administrativo,
entre otros.

Una vez que el negocio está funcionando se espera lograr resultados positivos, que regularmente se empiezan a obtener al final del corto plazo, después de los 6 ó 12 meses, y en el extremo de los escenarios después de los tres años.

Lo importante es saber mantener ese nivel de ingresos en el futuro, que es cuando se reciben las utilidades del esfuerzo, pero sobre todo conocer los costos de operación.

Todos los dueños de las empresas desean conocer cuánto cuesta producir y vender un producto y/o un servicio. Ellos normalmente sólo tienen información general sin poder conocer si lo invertido fue suficiente o demasiado.

Existen empresas que se desempeñan con altos márgenes de utilidad, pero ello no significa que la gestión sea exitosa, podría ser que funciona en un entorno en que las condiciones de operación les favorece, tal sea monopólico, pueden existir barrera de ingresos de los competidores, no existen sustitutos, entre otros factores.

Podrían tener sobrecostos que deberían ser identificados, pocas veces detectados en una simple revisión, debido a las compras inadecuadas, excesos de inventarios, sobre adquisición de la maquinaria y el equipo, cuellos de botella en las operaciones, demasía en la asignación de mano de obra, etc., lo cual provocará que el proceso no sea rentable.

Regularmente sólo se tiene información general sin identificar si el gasto fue eficiente, porque se limitan a sumar los precios de adquisición de la mano de obra, la materia prima, y los gastos generales.

El análisis se agrava cuando son varios productos y/o servicios que se ofrecen al mercado, y se cuenta con poca información sobre cuál es el costo real de cada uno, y por cuáles se está obteniendo utilidades o perdiendo dinero.

Centro de Control de Costos

Tener un Centro de Control de Costos por producto y/o servicio permite identificar de manera permanente el desembolso, así como disminuir y eliminar los gastos inútiles, planificando las compras que procuren una reducción en el costo de producción y/o comercialización de cada oferta.

Al planear las compras de maquinaria, equipo, materiales, así como de servicios personales, se minimizan los gastos de transporte, almacenamiento, financieros, impuestos, y diversos gastos no controlables.

Pero también se puede establecer la eficiencia de la capacidad instalada, con el objetivo de incrementar la productividad.

Punto de Equilibrio Económico en la producción y comercialización.

Está definido como la cantidad de productos o servicios donde la empresa no gana ni pierde, y gracias a ese dato se puede determinar cuál es la cantidad de unidades por precio unitario que se deben ofrecer para generar utilidades.

Empecé calculando el punto de equilibrio económico a finales de la década de 1970, mientras prestaba asesoría económica a una librería ubicada en el distrito de Miraflores, y a otra empresa que confeccionaba buzos y uniformes para los colegios ubicada en el distrito de Surco.

Fue necesario empezar a desarrollar esos cálculos, porque a pesar que en ambos casos me habían contratado para realizar el Flujo de Caja, administrar las cuentas bancarias, las fuentes de financiamiento y revisar los métodos de pago de la cartera de clientes; en la revisión de los métodos de pago, pregunté si los márgenes de utilidad contemplaban el pago de intereses por las ventas a distintos plazos, ya que eran tiempos de inflación continua, y el costo del dinero debería formar parte del precio del producto.

Esa fue la motivación de las dueñas de ambos negocios para que me solicitaran le calculara el costo de cada producto, en el caso de la librería eran artículos terminados que la empresa adquiría para comercializarlos, lo cual fue más sencillo de calcular, considerando la demanda, la estacionalidad del producto, los costos de almacenamiento, entre otros datos.

En el caso de la empresa que confeccionaba buzos fue distinto, porque eran los colegios los que solicitaban una determinada cantidad de conjuntos para ser ofrecidos a los estudiantes en el mes de marzo, por ello, se debía proporcionar un precio unitario en el mes de diciembre para realizar los estimados de producción, pero realizar un cálculo de costos con una inflación incontrolada mensual, es algo complicado; reto que me propuse realizar, con ciertas condiciones que debían formar parte del contrato entre la confeccionista y los demandantes.

El cálculo por pieza confeccionada fue más sencillo, porque los periodos de entrega eran a lo mucho de una semana, y con una plantilla de los costos fijos y variables, era rápido realizar dicho cálculo.

Métodos de costeo

Para calcular los costos de producción y/o comercialización es necesario considerar que:

· Los costos fijos casi siempre permanecen constantes a cualquier volumen de producción, porque dependen de su capacidad de producción. Pero si se sobre utiliza el activo fijo, el deterioro aumentará, y puede ocasionar piezas defectuosas o servicios incorrectos.

· Los costos variables aumentan en proporción directa con los cambios que ocurren en la producción.

· La línea para los costos unitarios variables es recta y la línea para los costos unitarios fijos declina.

· Las utilidades se maximizan en el punto en el cual el ingreso marginal, que es la venta de una unidad adicional, es igual al costo marginal.

· En el punto de equilibrio la empresa recupera la totalidad de sus costos, tanto fijos como variables, obteniendo un beneficio nulo.

· Por debajo del punto de equilibrio la empresa genera pérdidas, por encima, la empresa genera beneficios.

Base de Datos

Para realizar un análisis histórico que pueda ser utilizado como base de datos, es necesario revisar la información administrativa, financiera y contable de un periodo, que depende de la estacionalidad del producto. Así como los reportes de las Órdenes de Trabajo y las Solicitudes de Suministros.

Si éste es demandado durante todo el año, el tiempo será de seis meses consecutivos; si es estacional, durante los días, semanas o meses que es requerido.

· Documentos que sustenten las adquisiciones de la maquinaria y equipos, los materiales, y los contratos de servicios.

· Información sobre los inventarios, inicial y final por producto, que debe incluir las donaciones, los faltantes, los deteriorados, los vencidos.

· Pago de remuneraciones, asesorías, cargas sociales, y otros pagos a terceros.

· Gastos administrativos, alquiler, mantenimiento, seguridad, servicios varios, etc.

· Inversión en fuerzas de ventas y publicidad.

· Tributos e impuestos, municipales y gubernamentales.

· Gastos generales de la empresa.

· Gastos financieros a entidades bancarias, cooperativas o terceros.

. Devoluciones, fallados, mermas, desperdicios, vencidos, reclamos y otros inconvenientes, a veces no considerados en los costos.

Metodología

Para realizar una eficiente asesoría sobre el Control de Costos, es necesario revisar los documentos que amparan el funcionamiento del negocio, por ello será necesario revisar la siguiente información:

1. Identificación de cada producto o servicio, oferta estimada y demanda proyectada, por periodo: días, mes, o según estacionalidad.

2. Mediante una encuesta en el área de trabajo al personal asignado (o revisando las órdenes de trabajo / solicitudes al almacén) que permita obtener costos históricos y estadísticos), se debe realizar un estudio de tiempos y movimientos para determinar:

Activos fijos que forman parte del proceso, relacionado con la capacidad instalada: equipo, mobiliario. Promedio de vida del activo.
Activos variables que se requieren para el proceso y que se modifican de acuerdo con el volumen de producción.
Área de uso en metros cuadrados, precio estimado de adquisición y/o alquiler.
Mano de obra directa.
Mano de Obra indirecta.
Gastos generales del proceso: energía, agua, gas, teléfono, aseo, otros
Gastos administrativos directos del proceso.

3. Cálculo de los costos directos e indirectos, de acuerdo al área donde se consume.

4. Cálculo de los costos de mano de obra directa e indirecta.

5. Cálculo de los costos Fijos y Variables por proceso.

6. Identificar los gastos administrativos, de comercialización y de ventas.

7. Factores relacionados directamente con el proceso de producción o en la realización del servicio.

8. Caracteristicas propias del producto y/o servicio, así como las eventualidades, máximos y mínimos ofertados, variaciones por estacionalidad, dependencias diversas, entre otros.